Apa Itu DELEGASI yang EFEKTIF…?

Manajer adalah seseorang yang mencapai suatu tujuan dengan bantuan orang lain. Yang artinya suatu pekerjaan atau tugas bisa didelegasikan untuk dikerjakan olehsubordinatenya.

Beberapa alasan mengapa seorang manajer tidak mau mendelegasikan pekerjaannya:

1. Sifat perfeksionis: tidak ada yang bisa mengerjakan seperti atau menyamai yang dia kerjakan.
2. Dia menikmati dan senang mengerjakan pekerjaan tersebut walaupun sebenarnya bisa dikerjakan oleh subordinatenya. Bisa jadi saking mudahnya pekerjaan tersebut sehingga dia memilih untuk mengerjakan atau memprioritaskan pekerjaan tersebut dibanding pekerjaan yang lebih ’sulit’ lainnya.
3. Tidak tahu cara untuk mendelegasikan yang efektif sehingga ujung-ujungnya pekerjaan tersebut akan kembali dia yang kerjakan sendiri.

Sedangkan beberapa hal yang bisa didelegasikan adalah:

1. Pekerjaan yang bisa Anda tangani dengan sangat mudah dan cepat. Karena sangat mudah dan cepat, seharusnya bisa dikerjakan oleh subordinate Anda pula. Tidak perlu orang sekualitas dan sekaliber Anda lagi yang mengerjakan.
2. Pekerjaan yang Anda sangat enjoy untuk kerjakan padahal bisa dikerjakan oleh subordinate Anda.
3. Pekerjaan yang rutin, clerical, dan teknis yang sebenarnya bisa dikerjakan oleh subordinate Anda. Bahkan karena sudah rutin dan teknis, sebenarnya bisa Anda sistemisasi atau buatkan manualnya.
4. Pekerjaan yang tidak ada di job description subordinate Anda tetapi Anda rasa kalau dia stretch sedikit (baca: berusaha lebih) dia mampu untuk melakukannya. Dan bukankah tugas seorang pemimpin untuk mengembangkan orang-orang yang dipimpinnya?

Seringkali di dalam pekerjaan kita sebagai seorang manajer, kita perlu mendelegasikan pekerjaan kepadasubordinate yang mampu dan mau. Tetapi sering pula kita tidak melakukan tahapan untuk mendelegasikan pekerjaan yang efektif.

Saya ingin berbagi rahasia kepada anda yang akan menjamin kesuksesan di dalam mendelegasikan pekerjaan anda. Anda siap? Ini rahasianya: jangan pernah bekerja seorang diri! Mungkin anda menyepelekan dan menganggap remeh, namun ini adalah rahasia untuk mendelegasikan dengan efektif. Kapanpun anda melakukan apa yang ingin anda delegasikan kepada orang lain, ajaklah orang tersebut bersama dengan anda.

Kebanyakan dari kita ketika mengajari orang lain menggunakan pendekatan ruang kelas, seperti ketika Socrates mengajari Plato dan Plato mengajari Aristoteles. Pemimpin berdiri dan berbicara, pengikut duduk dan mendengarkan.

Pendekatan yang lain yang dapat kita gunakan adalah pendekatan yang dibangun atas dasar hubungan dan pengalaman bersama atau yang dikenal dengan nama ”On the Job Training”. Pemahat jaman dulu mengajak orang yang sedang belajar untuk bekerja di sisi mereka hingga orang ini menguasai pahatannya dan mampu untuk mengajarkannya pada orang lain.

Tahapan yang dimaksud adalah:

• I DO U WATCH

Saya mengerjakan dan menunjukkan cara untuk melakukannya dan Kamu Mengamati. Selama proses saya menjelaskan apa yang saya lakukan dan alasannya.

• I DO U HELP

Saya mengerjakan dan Kamu mulai membantu. Karena tidak mungkin saya yang mengerjakan terus-menerus. Apa gunanya saya merekrut dan mempunyai kamu kalau saya terus yang mengerjakan?

• U DO I HELP

Kamu mengerjakan dan Saya membantu. Sesegera mungkin kita berganti peran. Saya memberikan ijin dan otoritas padamu untuk mengambil alih pekerjaan, namun saya masih tetap bersama untuk memberikan nasihat, koreksi, dan dukungan.

Tahap ini krusial karena seringkali sebagai seorang manajer kita melewatkan tahap ini dan berharap agar orang lain bisa melakukannya seperti yang kita lakukan hanya dengan melihat kita melakukan 1-2 x saja. How the hell he can do that?

• U DO I WATCH

Kamu mengerjakan dan Saya mengamati. Ketika kamu sudah menjadi seorang ahli, saya mundur dan membiarkanmu bekerja sendiri. Tetapi saya tetap mengamati dan mendukungmu.

Mungkin anda telah melakukan ini. Jika belum, cobahlah karena ini benar-benar bekerja. Anda tidak ingin untuk bekerja sendiri. Dan anda juga tidak ingin untuk mengajak siapa saja yang ada. Tujuan anda adalah untuk menghabiskan waktu dengan orang-orang yang akan anda kembangkan, dalam hal ini orang-orang yang akan anda delegasikan tugas/pekerjaan anda.

Sebagai seorang pemimpin, siapakah yang akan Anda kembangkan? Atau malah Anda masih berkutat untuk menyelesaikan semua pekerjaan sendirian? Apakah Anda telah meluangkan waktu untuk melatih dan mengembangkan mereka? Waktu yang Anda luangkan saat ini bisa membantu mereka untuk melakukan pekerjaan dengan lebih CEPAT dan EFEKTIF seterusnya!